ZAPROSZENIE
Jeleniogórskie Centrum Kultury zaprasza do udziału w imprezie pod nazwą „Jeleniogórski Jarmark historyczny” która odbędzie się na Placu Ratuszowym w Jeleniej Górze w dniach 18-19 września 2010r.

Wydarzenie będzie miało charakter historycznego jarmarku w którego programie oprócz targowiskowej oferty handlowej i gastronomicznej znajdą się prezentacje artystyczne i edukacyjne w postaci: spektakli teatralnych, występów muzycznych, pokazów walk rycerskich, prezentacji historycznego rzemiosła, parad i orszaków historycznych. Doświadczenia poprzednich edycji jarmarku pozwalają zakładać, ze przez dwa dni trwania imprezę odwiedzi kilkanaście tysięcy uczestników (jeleniogórzan i turystów).
Do współpracy zapraszamy handlowców, restauratorów, rzemieślników i artystów oferujących program, towary lub usługi nawiązujące charakterem do jarmarku historycznego. Warunki uczestnictwa określone w „Regulaminie uczestnictwa”, wzór zgłoszenia oraz pozostałe informacje dostępne są na stornie internetowej Jeleniogórskiego Centrum Kultury www.jck.pl oraz pod numerem telefonu 607232278.
Ze względu na ograniczoną ilość miejsca na terenie imprezy, Jeleniogórskie Centrum Kultury zaprosi do współpracy wybrane propozycje. O zaproszeniu do udziału w imprezie decydować będzie: kolejność zgłoszenia propozycji, rodzaj oferty nawiązujący do historycznego charakteru jarmarku, oryginalność, wizerunek oferty.

III Jeleniogórski Jarmark Historyczny
Regulamin uczestnictwa

I. Termin i miejsce
Jeleniogórski Jarmark Historyczny odbędzie się w dniach 18-19.09.2010 w godzinach od 12.00 – 21.00.
Teren imprezy obejmuje: Plac Ratuszowy w Jeleniej Górze oraz ulicę Długą.
II. Organizator
Jeleniogórskie Centrum Kultury
ul. 1 Maja 60
58-500 Jelenia Góra
Tel. 0048 75 64 23 880-881
Fax 0048 75 64 23 882
Telefon kontaktowy – informacje: p. Danuta Syryca 607232278
III. Definicje
1. Organizator - Jeleniogórskie Centrum Kultury
2. Zgłaszający – osoba fizyczna lub prawna zgłaszająca swój udział w imprezie.
3. Wystawca – zakwalifikowany przez organizatora uczestnik imprezy
4. Impreza – Jeleniogórski Jarmark Historyczny opisany w p-cie I.
IV. Zasady udziału
1. Organizator zaprasza do udziału w imprezie rzemieślników, handlowców, restauratorów, zakłady produkcyjne i inne podmioty gospodarcze których oferta handlowa, usługowa lub artystyczna tematycznie wiąże się z historycznym charakterem imprezy.
2. Sposób, tryb, terminy i wzór karty zgłoszenia określone są w p-cie VI niniejszego regulaminu.
3. Zgłaszające się podmioty podlegać będą weryfikacji przez powołaną przez organizatora komisję, która oceni zgłoszoną ofertę pod kątem zgodności z założeniami programowymi imprezy. Przedmiotem oceny komisji będzie:
a/ czy oferta handlowa lub usługowa nawiązuje do historycznego charakteru jarmarku;
b/ czy oferent deklaruje adekwatny do oferty rodzaj i wystrój stoiska oraz ewentualne inne elementy scenograficzne korespondujące z programem jarmarku (np. stylizowane stroje obsługi);
c/ czy oferta nie jest istotnym powieleniem przyjętych wcześniej oferentów (Uwaga! Organizator w żadnym przypadku nie gwarantuje wyłączności na prowadzenie stosika o określonym charakterze, jednak dążył będzie do maksymalnego zróżnicowania oferty handlowej starając się unikać dublowania stoisk).
d/ czy organizator jest w stanie spełnić oczekiwania techniczne oferenta dotyczące powierzchni stoiska, wyposażenia w media itd.
4. O decyzji organizatora zgłaszający zostanie poinformowany najpóźniej w terminie 7 dni roboczych od otrzymania przez organizatora karty zgłoszenia wraz z załącznikami.
5. Organizator dysponował będzie przygotowanymi wcześniej stanowiskami handlowymi (drewniane domki o minimalnych wymiarach 2mx1,5m , które udostępni wybranym wystawcom).
6. Zgłaszający na karcie zgłoszenia określi czy zamierza skorzystać ze stanowiska organizatora czy zamierza prowadzić działalność przy wykorzystaniu własnego stoiska.
7. Zgłaszane przez Wystawcę stoiska powinny nawiązywać wyglądem do charakteru imprezy oraz powinny być wyposażone w oświetlenie umożliwiające prowadzenie działalności po zapadnięciu zmroku.
8. Organizator za opłatą (zryczałtowany koszt zużycia energii) udostępni wystawcy energię elektryczną niezbędną do oświetlenia stoiska.
9. Zgłaszający na karcie zgłoszenia potwierdza uczestnictwo w imprezie przez cały czas jej trwania.
10. Organizator ma prawo do częściowego przyjęcia oferty zgłaszającego (np. przyjęcia oferty handlowej lub usługowej przy jednoczesnym odrzuceniu oferty stoiska i zaproponowaniu wykorzystania stoiska organizatora). Odrzucenie przez Zgłaszającego propozycji częściowego przyjęcia oferty skutkuje jej odrzuceniem przez Organizatora.
11. Organizator według własnego uznania (zgodnie z przyjętym planem imprezy) wskaże wystawcy miejsce prowadzenia działalności na imprezie.
12. Decyzje organizatora dotyczące kwalifikacji wystawców mają charakter ostateczny.
13. Wystawcy na własny koszt realizują wszystkie działania związane z uczestnictwem w imprezie.
14. Wystawca we własnym zakresie zabezpiecza własne towary i wyposażenie wykorzystywane w trakcie imprezy przed działaniem warunków zewnętrznych .
15. Organizator zapewni podczas trwania jarmarku nadzór służb porządkowych, jednak służby te nie mają za zadanie ochrony towarów wystawców.
16. Wystawca przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że w związku z zawartą umową organizator gromadzi dane o wystawcy, konieczne do przetworzenia w celu wykonania umowy z wystawcą.
17. Wystawca we własnym zakresie kalkuluje ceny za towary i usługi proponowane w ramach imprezy.
18. Udział w imprezie jest płatny. Informacje na temat odpłatności zawarte są w punkcie V niniejszego regulaminu.
V. Zasady płatności
1. Warunkiem uczestnictwa w imprezie jest wniesienie opłaty w wysokości wynikającej z poniższego cennika.
2. Wpłaty należy dokonać w terminie 7 dni od potwierdzenia zakwalifikowania do udziału w imprezie w sekretariacie organizatora przy ul. 1 Maja 60 (w dni powszednie w godzinach 8.00 – 19.00) lub na wskazane konto organizatora
Numer konta: Bank Millenium S.A. Jelenia Góra 02 1160 2202 0000 0000 4558 92 16 Na dokumencie wpłaty należy podać Imię i nazwisko lub nazwę wystawcy oraz numer nadany Wystawcy przez organizatora na potwierdzeniu zakwalifikowania wystawcy.
3. Brak wpłaty w w/w terminie skutkował będzie odrzuceniem oferty zgłaszającego.
4. Organizator przewiduje zastosowanie trzech stawek cenowych. Wystawcy zostaną zakwalifikowani przez organizatora według trzech kategorii:
a/ rękodzieło artystyczne;
b/ gastronomia;
c/ pozostali.
5. Poniższe zryczałtowane ceny obejmują opłatę za dwa dni udziału w imprezie i są kwotami brutto.
6. Odpłatność za udział w imprezie obejmuje i odpowiednio wynosi:
a/ wynajem stoiska handlowego organizatora (wraz z energią elektryczną i oświetleniem do 1 KW) oraz promocja stoiska i przygotowanie oprawy artystycznej imprezy
• rękodzieło artystyczne - 100 zł
• pozostali – 180 zł
b/ promocja stoiska i przygotowanie oprawy artystycznej imprezy (przy korzystaniu przez wystawcę z własnego stoiska):
• rękodzieło artystyczne – 50 zł
• gastronomia – 50 zł za m2 stoiska
• pozostali - 100 zł
c/ podłączenie prądu do stoiska wg zapotrzebowania na moc:
- do 1 KW (obowiązkowe dla wszystkich) - 30 zł
- za każdy następny KW – 30 zł
7. Ponadto na miejscu będzie pobierana opłata targowa w wysokości zgodnej z Uchwałą Nr 485/LX//2009 Rady Miejskiej Jeleniej Góry z dnia 10 listopada 2009 r. w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej. (np. przy sprzedaży ze stołów, straganów, stoisk, opłata wynosi 12,40 zł jeśli zajęta powierzchnia nie przekracza 6 m2 za stoisko za każdy dzień handlowy. Powyżej 6 m² powierzchni opłata wynosi dodatkowo 1,70 zł/m²). Oplata targowa może ulec zmianie po uchwaleniu nowych stawek przez Radę Miejską Jeleniej Góry.
8. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w imprezie w terminie do 3.09.2010 r. organizator zwróci Wystawcy 70% wpłaconej kwoty potrącając 30 % na koszty manipulacyjne. W przypadku rezygnacji po 3.09.2010 r. wpłacone kwoty nie podlegają zwrotowi.
Rezygnacja z udziału musi mieć formę pisemną i powinna zostać doręczona osobiście, pocztą lub faksem do godziny 15.00 w dniu 3.09.2010r.
9. W wyjątkowych przypadkach dotyczących m.in. ofert o charakterze warsztatów i prezentacji lub rękodzieła artystycznego o szczególnym znaczeniu merytorycznym dla kształtu imprezy komisja kwalifikacyjna organizatora może odstąpić od pobierania opłat za uczestnictwo. Zwolnienie nie obejmuje opłat targowych wymienionych w p-cie V ppkt. 7
VI. Zasady zgłoszenie udziału
1. Zgłoszenie udziału przyjmowane będzie na załączonym formularzu „Karty zgłoszenia” (pkt. XII regulaminu) zgodnie z warunkami niniejszego regulaminu, które zostają tym samym przyjęte przez Wystawcę i stanowią treść umowy między Wystawcą a Organizatorem.
2. Wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia należy dostarczyć osobiście lub droga pocztową do sekretariatu organizatora (adres w pcie –II sekretariat czynny w dni robocze od godziny 8.00 do 19.00).
3. Dopuszcza się możliwość przesłania zgłoszenia faksem na numer podany przez organizatora przy czym równocześnie w przeciągu 7 dni po wysłaniu faksu należy dostarczyć oryginał dokumentów.
4. Zgłoszenia przyjmowane będą sukcesywnie do 10.09.2010 r. do godziny 15.00 lub do wyczerpania miejsc przeznaczonych na realizację programu wystawienniczego i handlowego.
5. O ewentualnym, wcześniejszym zaprzestaniu naboru organizator poinformuje na swojej stronie internetowej
VII. Organizacja
1. Wystawca do dnia 15.09.2010 otrzyma KARTĘ WYSTAWCY upoważniającą do zajęcia wyznaczonego stanowiska handlowego na okres trwania jarmarku. Karta ta upoważnia także do wjazdu na teren Jarmarku w wyznaczonych godzinach w celu przygotowania i zdemontowania stoiska.
2. Biuro organizacyjne Jarmarku mieścić się będzie w siedzibie Biura Wystaw Artystycznych przy Placu Ratuszowym w Jeleniej Górze. Wystawcy są zobowiązani do zgłoszenia się do biura organizacyjnego
w dniu 18.09.2010r. w godzinach 7.00 – 11.00.
3. Parkowanie samochodów przy stanowiskach handlowych jest zabronione! Możliwy będzie wjazd na teren Jarmarku w sobotę i w niedzielę godzinach 06.oo –11.oo i w godzinach 21.oo – 22.oo w celu przygotowania i zdemontowania stoisk. Organizator wskaże wystawcom parkingi, gdzie można odstawić samochody (nie rezerwujemy miejsc parkingowych).
Wyjątek stanowią pojazdy specjalistyczne stanowiące jednocześnie stoisko handlowe lub punkt gastronomiczny. Wystawca będzie miał prawo ustawienia takiego pojazdu po uprzednim uzgodnieniu tegp faktu z organizatorem.
4. Organizator odpowiada za ogólną ochronę terenów jarmarku i jest upoważniony do podejmowania wszelkich środków kontrolnych dla zapewnienia ochrony. Ochrona poszczególnych stanowisk nie leży w kompetencji organizatora.
VIII. Ubezpieczenie i wyłączenie odpowiedzialności
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towary i urządzenia stoisk, nie chroni ich przed zniszczeniem i utratą. Wystawcy ubezpieczają się we własnym zakresie i na własny koszt.
IX. Sprawy porządkowe
1. Wystawcy zobowiązani są do zachowania porządku na stoiskach podczas jarmarku i uprzątnięcia stanowiska po zakończeniu handlu.
2. Wszelkie szkody powstałe z winy wystawcy zostaną przez niego naprawione, lub pokryte koszty tej naprawy.
3. Organizator zapewni podczas trwania jarmarku nadzór służb porządkowych, jednak służby te nie mają za zadanie ochrony towarów wystawców.
4. Organizator ustawi i oznakuje toalety przenośne na wystawców na terenie imprezy.
5. Organizator zadba o rozreklamowanie imprezy.
X. Ochrona danych
1. Wystawca przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że w związku z zawartą umową organizator gromadzi dane o wystawcy, konieczne do przetworzenia w celu wykonania umowy z wystawcą.
XI. Spory
1. Obowiązuje prawo polskie: prawem właściwym dla umowy pomiędzy stronami oraz spraw w niej nieuregulowanych jest Kodeks Cywilny.
2. Spory mogące wyniknąć w związku z zawartą umową podlegać będą rozstrzygnięciu przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Organizatora.
XII. Wzór karty zgłoszenia.